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RPAの適用業務とおもな導入事例

これまで人間が行っていた単純な定型業務を、自動化してくれる「RPA」が注目されている。生産性を向上させ、働き方改革を実現してくれるともいわれるRPAだが、具体的にどのような働きをするものなのか、詳しくご存じの方は少ないのではないだろうか。そこで、RPAの基本的な知識とともに、導入のメリットや実際の導入事例などを紹介していこう。

働き方改革を実現するRPA

そもそもRPAとは、Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略語で、これまで人が手作業で行ってきた単純な定型業務を、ロボットが代わりにやってくれるソリューションを指す。このRPAで稼働するロボットのことを、「ソフトウェアロボット」や「デジタルレイバー(Digital Labor)」「仮想知的労働者」などと呼ぶこともある。

ロボットというと、人の形をした姿をイメージするかもしれないが、RPAにおけるロボットは実体があるものではない。「コンピューターのプログラムによってデジタルデータを自動処理するソフトウェア」と考えると理解しやすいだろう。

RPAのロボットはデフォルトで設定されているものではなく、ユーザー側で自動化させたい定型業務ごとにロボットを作成していく必要がある。政府主導で働き方改革が推進されている現在、人が行っている単純な定型業務の負担を大幅に削減できるツールとしてRPAが注目されている。

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RPAと人間の共存

これまで、人間が行っていた定型業務をRPAで自動化すると聞いて、「ロボットに仕事を奪われてしまう」と考える人がいるかもしれない。しかし、RPAで業務を自動化することは、人間を疎外するということではない。業務を自動化することで、それまで定型業務に携わっていた人材を、本来は人間でないとできない高度な業務へ従事させることができる。

RPAの導入によって人間の仕事が奪われるのではなく、人間ならではのクリエイティブな仕事へリソースを割けるようになり、仕事のクオリティをより高められることになるのだ。

RPAとアウトソーシングとの違い

労働力不足を補うという観点からRPAを導入するのであれば、「アウトソーシング(外注)」という選択肢を検討できるかもしれない。しかし、定型業務をアウトソーシングしたとしても、外注スタッフが仕事にあたっている以上、正確さが求められる業務では二重三重のチェックが必要になるだろう。

そのため、人件費のコストに相応する品質やサービスのレベルが得られないというケースも発生する。その点、RPAを導入すれば、品質は維持したまま大量の業務を処理することができ、さらに業務時間も大幅に削減できる。また、RPAは人間とは違って24時間365日働き続けることが可能なため、ランニングコストを抑えることもできる。

AIと比較したRPAのテクノロジー

ロボットと聞くと、自律的に判断して動くことができるものを想像するかもしれない。だが、RPAでいうロボットは、まだそのレベルには到達していないのが現状だ。RPAは現在のところ、ルール化された自動処理の作業だけを正確に実行していくツールでしかない。

それに対してAI(人工知能)は、蓄積された膨大なデータを参照しながら、自律的に処理すべき作業を判断していくことができる。つまり、ルールベース(処理手順をルールとして登録していくもの)で自動化していくのがRPAで、判断ベースで自動化していくのがAIともいえる。

将来的には、RPAとAIが連携することによって、より高度で大量の業務の自動化や効率化ができるものと期待されている。

RPAのクラスとは

RPAは概念上、できる作業の難度や機能に応じて、以下の3つのクラスに分けられている。

<クラス1>:RPA(Robotic Process Automation:ロボティックプロセスオートメーション)
・ルールエンジンや画像認識、座標取得、業務フロー管理などの機能を搭載。
・人により定義された定型業務だけを自動化できる。
・定型業務を自動化するためには、特定のシナリオ(作業手順)をその都度、作成する必要がある。
・シナリオで決められたこと以外はできないので、RPA導入時にリスクの洗い出しと分岐条件の設定、リスクへの対処方法の設定などを行わなければならない。

<クラス2>:EPA(Enhanced Process Automation:エンハンスドプロセスオートメーション)
・AI技術と組み合わせることで、自然言語解析、画像解析、音声解析、機械学習などが実現する。
・イレギュラーな業務でも柔軟で的確な対応がとれ、RPAが不得意な非定型業務まで任せることができる。

<クラス3>:CA(Cognitive Automation:コグニティブオートメーション)
・集められた膨大な情報を基に、自主的な学習と成長を続けるAIのディープラーニング機能を搭載。
・情報の整理や分析だけではなく、事業の改善や意思決定まで、高度な業務を自律的に行えるようになる。
・この段階になると人間とほぼ同じような水準の意思決定を再現できるようになるという。

現状、ほとんどのRPAで自動化できるのは、定型業務だけの「クラス1」だ。しかし、今後RPAはAIと連携するマシンラーニング(機械学習)機能やディープラーニング(深層学習)機能が搭載されると予想され、一部ではすでに実装されている。そうなれば、「クラス2」や「クラス3」のような判断や検討を含んだ非定型業務まで自動化できるようになるだろう。

RPAが得意なこと・不得意なこと

RPAは、人間が操作するキーボードやマウスの動きをシミュレートする技術から発展してきた。そのため、RPAが得意なのは、PCを使った定型業務の代行である。

経理や財務、人事、総務、調達部門など、バックオフィスの事務業務の代行は、RPAが最も得意とするものだ。例えば、請求書・注文書の発行業務や経費精算の業務など、複数のアプリケーションを人手で起動し実行していた一連の流れを、RPAでは自動化することができる。

逆に、人間が判断して行わなければいけない非定型業務は、RPAが不得意な分野となる。ただし、RPAの進化形態であるクラス2やクラス3が実現すれば、非定型業務も自動化できるようになるだろう。

RPAの種類

RPAは、導入する形態や導入後の使用方法などによって、以下のように分類できる。自社の事業の特性やIT環境などと照らし合わせて、どのタイプを採用すべきかを検討してもらいたい。

導入形態別(サーバー型/デスクトップ型)

RPAは、ツールをインストールする場所により、「サーバー型」と「デスクトップ型」に分けられる。

サーバー型は自社サーバーにRPAプログラムをインストールし、アクセスはPCのデスクトップから行う。複数のPCで利用できるため、大規模な導入に適しており、修正・変更や管理を集中して行えるというメリットがある。

一方、デスクトップ型は個々のPCにRPAツールをインストールして利用する。担当者それぞれのPCにインストールするため、部門ごとの業務自動化のニーズに対応しやすく、小規模な定型業務の導入に適している。ただし、RPAの業務実行中は、そのPCではキーボードやマウスが使えなくなるため、定型業務を自動化する専用のPC端末を用意するのが一般的だ。

なお、狭義のRPAはサーバー型のみを指しており、デスクトップ型のRPAツールは「RDA」(Robotic Desktop Automation:ロボティック・デスクトップ・オートメーション)とも呼ばれる。

サーバー型RPAツールの代表的な製品には、「Automation Anywhere」「BizRobo! Basic」「Blue Prism」などがある。一方、デスクトップ型RPAツールとしては、「RPA MinoRobo」「WinActor」などが代表として挙げられる。

そのほか、「Pega Robotic Automation」「UiPath」「WinDirector」のように、デスクトップ型とサーバー型をハイブリッドで使えるRPAツールも存在する。

シナリオ作成方法別(テンプレート型/開発型)

ロボットで定型業務を自動化するためには、自動化のためのシナリオ(作業手順)を作成する必要があるが、そのシナリオの作成方法には大きく分けて2つある。

ひとつは「テンプレート型」で、RPAツールに用意されているルールベースやマクロ(複数の命令をセットにして定義したもの)、あるいはスクリプト(簡易的なプログラム)を組み合わせて自動化していく方法だ。複雑なプログラミングなしに自動化できることから人気が高く、RPAツールの大半を占めている。

もうひとつは、汎用的なプログラミング言語とAPIを利用して自動化を行う「開発型」だ。簡易なプログラミングを用いることで複雑な自動化処理にも対応できるため、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能なのが特徴だ。

なお、大半のRPAツールはテンプレート型であり、開発型は数少ないが、「ROBOWARE」は開発型RPAツールの代表といえる。

提供形態別(オンプレミス型/クラウド(SaaS)型)

提供形態によってもRPAツールは2つに分けられる。大半のRPAツールは、自社のサーバーやPCにインストールして使う「オンプレミス型」となる。

一方、インターネット経由でサービスが提供される「クラウド(SaaS)型」というRPAツールも存在する。このタイプはまだ数は少ないが、2017年以降、続々と登場してきている。

なお、クラウド(SaaS)型のRPAツールには、国内初となる「BizteX cobit」や、既存のオンプレミス型RPAツールをクラウド化した「BizRobo! DX Cloud」「WinActor Manager on Cloud」などが存在する。

RPAのおもな導入事例

RPAは、すでに大手企業を中心として、さまざまな業種・業務で導入事例がある。具体的にどのように導入されているのか、代表的な事例をご紹介しよう。

事例1:1件あたり数分かかっていた作業を20秒で処理

クライアント:日本生命保険相互会社
課題:業務の自動化と人材リソースの再配分

日本生命では導入したロボットに「日生ロボ美」と名付けた。請求書データのシステムへの入力作業を担当する「社員」として採用し、入社式を経て、銀行窓販事業部門のある部署へと“配属”。人手頼みだった「小規模・多品種」業務の自動化を担当した。

<具体的な課題>
・請求書データのシステム入力作業に時間がかかり、他の業務に時間が割けなかった。
・単純処理が続くために、人手では集中力を欠き、ミスが発生する恐れがあった。

<RPAによるソリューション>
保険契約者から送付されてくる保険金の請求書に記載されている約10桁の証券記号番号の入力を自動化。職員は証券記号番号をスキャンするだけで、「日生ロボ美」が必要な社内システムを横断し、データの収集から業務システムへの入力までを行えるようになった。

<RPA導入後の成果>
・人手による単純ミスがなくなった。
・1件あたり数分かかっていた処理が、わずか20秒に短縮された。
・人間にしかできない柔軟な対応が必要な業務へ、十分な人員を再配分できるようになった。

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事例2:20種の業務に対して年間8,000時間分の作業を削減

クライアント:株式会社三菱東京UFJ銀行(現、株式会社三菱UFJ銀行)
課題:膨大な手作業の効率化

大手都市銀行である株式会社三菱UFJ銀行は、煩雑な事務処理の作業が大量にあり、非効率な業務が発生していた。しかし、それらの業務に対してITシステムを導入するにはコストがかかりすぎるため、やむなく手作業を継続していた。

<具体的な課題>
・銀行業務には多くの手作業が残っていた。
・それらの業務に対してITシステムを導入するにはコストがかかりすぎるため、やむなく手作業を継続していた。

<RPAによるソリューション>
2015年11月には試験運用として20種の業務に対してRPAツールを導入し、効果検証をスタートした。

<RPA導入後の成果>
・20種の業務に年間8,000時間分(1人1日8時間労働で計算すると約1,000日分)の事務処理作業の削減を実現した。
・業務を効率化したことにより、事務処理の担当社員が他の重要な作業に時間を割けるようになった。

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事例3:ECサイトの受注処理業務を自動化

クライアント:トリンプ・インターナショナル・ジャパン株式会社
課題:現状のシステム環境のままオペレーションを改善

トリンプ・インターナショナル・ジャパンでは、ECサイト運営における受注処理業務をRPAで自動化。現状のシステムを変更することなく、オペレーションの効率化に取り組んだ。

<具体的な課題>
・顧客から要望される特定の受注処理業務にオペレーションが追い付かなくなっていた。
・発送遅れなど、CS満足度低下の要因になっていた。
・社内のシステムを新しく開発することは困難なため、現状のシステム環境のままでオペレーションを改善する必要があった。

<RPAによるソリューション>
ECサイトで行われる取り引きに対し、社内外のシステムをまたいで発送に至るまでの受発注業務を自動化した。

<RPA導入後の成果>
・既存環境のまま受注処理を自動化することで、オペレーションを大幅に改善した。
・素早く受注処理をこなせるようになり、出荷スピードが飛躍的に向上。顧客の満足度が向上した。
・浮いた人材を他の活動に投入できるようになった。

事例4:手作業では限界だったダウンロード作業を⾃動化

クライアント:サッポロビール
課題:POSデータのダウンロード作業の自動化

「サッポロ生ビール黒ラベル」や「ヱビスビール」をはじめ、発泡酒や新ジャンル飲料、缶酎ハイ、ワイン、焼酎、洋酒など、商品のラインナップを広げているサッポロビール。Webサイトで開示されているPOSデータを自動的にダウンロードするためにRPAを導入した。

<具体的な課題>
・大手小売業グループのPOSデータを手作業でダウンロードしていたため時間がかかり、主力商品以外は、週単位のデータ取得に留どめていた。
・ダウンロードのような単調な作業を長時間続けることで、作業漏れやデータ保存場所を間違うなど、ミスが発生する可能性があった。

<RPAによるソリューション>
RPAツールを用いて、POSデータのダウンロード自動化を実現した。

<RPA導入後の成果>
・POSデータを自動的にダウンロードできるようになった。
・全商品のPOSデータを日次で取得できるようになった。
・POSデータのダウンロードだけでなく、他の業務でも自動化を検討できるようになった

RPA導入の効果とメリット

RPAの導入事例からもわかるように、RPAによる最大の効果とメリットは業務効率化による生産性の向上だ。RPAを導入することにより、これまで複数人で長時間をかけていた業務でも、1台のRPAに任せることができるようになる。

RPAは作業の精度も高く、長時間労働による集中力の低下も発生しないため、生産性を最大限に高められる。また、ヒューマンエラーによる機密情報や個人情報の外部流出なども起こさないため、リスクマネジメントの観点からもRPAにはメリットがある。

RPAの導入プロセス

RPAを導入する前に、自動化する対象業務を選定する必要がある。そのためには、以下の3つが実行されていることが前提となる。

・業務の棚卸
・業務フローの明確化
・各業務にかかっている件数と工数の可視化

上記の項目を実行した上で、自社に最適なRPAツールを選定し、導入を進めるべきだろう。その際に大切なのは、「小さな規模でとりあえず始めてみること」だ。

RPAツールは比較的操作が容易なものが多く、テストやシミュレーションが現場レベルで行える。無料で利用できるものもあり、まずはどうすれば業務改善に役立つのか、現場レベルで積極的に探していくというスタンスが重要といえる。

RPA導入の成功と定着のコツ

RPAは、あくまでも手段であり、目的ではない。「RPAを導入すれば業務が自動化でき、コストが削減できる」と安易に考えるのではなく、組織や部門ごとの戦略、そして企業全体の経営方針と結び付けることが重要だ。その上で、ゴールをどう設定して進めていくべきなのかを、RPA導入前に考えておかなければならない。

その際、他のシステムと連携する範囲や、保守運用の仕方なども検討しておきたい。導入前の準備のいかんによって、RPA導入が成功するか否かが変わってくると考えるべきだろう。

代表的なRPAツール5選

いまや定型業務の自動化・効率化を考える上で、RPAの導入は必須の検討事項となっている。国内では現在、15種類以上のRPAツールが展開されているが、ここでは特に人気の5つのツールを紹介したい。

国内シェアNo.1の純国産RPA「WinActor」

「WinActor(ウィンアクター)」は、NTTアドバンステクノロジ株式会社が培った技術を基に開発し、2010年にリリースされた純国産RPAだ。完全日本語化されているのが特徴で、日本語でのサポート体制やマニュアルが充実しており、国内企業では圧倒的な人気を誇っている。導入企業数2,500社を超え、日本国内のシェアはNo.1とされている。

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国内TOPクラスの実績を持つRPA「BizRobo!」

2013年設立のRPAテクノロジーズ株式会社が手掛けているサーバー型RPAツールが「BizRobo!(ビズロボ)」だ。米Kofax(コファックス)社が提供しているRPA「Kofax Kapow 10」を発展させたツールで、RPA運用スキルを習得したさまざまなパートナーと連携している。それによって、それぞれの業界・業種に特化したノウハウやサービスが提供できるのが特徴だ。国内では、1,000社以上の企業に導入されている。

また、BizRobo!の機能をクラウド上で提供するRPAツール「BizRobo! DX Cloud」も用意されている。

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高い技術力で業界をリードするRPA「Uipath」

「UiPath(ユーアイパス)」は、2005年に設立したUiPath社から生まれ、ワールドワイドで2,500社以上の導入実績を持つ世界有数のデスクトップ型/サーバー型のハイブリッドRPAツールだ。数千ものビジネスオペレーションに対応したロボットのワークフローを、1つの開発ツールによって作成できるという特徴を持っているほか、完全日本語化を実現している。

スモールビジネスの団体や教育機関、非営利団体、個人の開発者などが無料で使えるサービスも提供しており、導入のハードルが低いRPAツールといえるだろう。

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グローバルシェアNo.1のRPA「Blue Prism」

2001年に設立されRPAの元祖とでもいうべき存在の英Blue Prism社からリリースされているRPAツールが「Blue Prism(ブループリズム)」だ。サーバー中央管理型でロボットを管理するので、大規模向けのRPAツールとなっている。情報のセキュリティ面で他社のRPAツールとの差別化を図っているため、きびしいセキュリティ対策機能を持ち、金融機関や大手企業での導入実績が豊富にある。

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米国RPA市場シェアNo.1のRPA「Automation Anywhere」

「Automation Anywhere(オートメーション・エニウェア)」は、米国Automation Anywhere社が日本IBMとの協業で開発したRPAツールだ。企業の業務プロセスを管理し改善を目指すBPM(Business Process Management/ビジネスプロセス管理)とRPAが組み合わされているという特徴を持つ。

また、高いセキュリティを確保するしくみを備えており、アメリカにおけるRPAツールとしては、シェアNo.1となっている。バックオフィス系の業務に強みを持っているツールである。

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その他のRPAツール

上記のほかにも、半自動化でロボットとの協働も可能なRPAツール「NICE(ナイス)」や、BPM&CRM老舗ベンダーが開発したRPAツール「Pega(ペガ)」、完全無料のRPAツール「WorkFusion(ワークフュージョン)」など、それぞれ特徴を持つRPAツールがある。自動化したい業務や利用シーンに合わせ、最適なツールを選ぶようにしたい。

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RPAの導入には現場の理解が必要

RPAは、業務を効率化し、労働生産性を高めるために有効なツールだ。しかし、業務の棚卸や業務フローの明確化、各業務に関わる人数と工数の可視化といった事前検証を行わずに導入すると、失敗する可能性がある。

また、現場の理解を十分に得られる前にRPAを導入しようとすると、従業員から反対運動が発生する場合があり、RPAが活用されない可能性もある。そのため、現場の要望に沿ったボトムアップ的な視点を取り入れながらRPAを導入することが大切だ。

現場レベルで導入後にある程度RPAの成果が見えてきたら、トップダウン的な視点で業務の見直しを再度行い、RPAを適応させていくような方法が求められるだろう。

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