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TOKAIグループが目ざすロボットを活用した経営へのシナジー効果とは

東海・関東エリアを基盤にLPガスやケーブルテレビ、電力小売などの生活インフラサービスを展開するTOKAIグループ。その各社から管理業務を受託している株式会社TOKAIマネジメントサービス(静岡市葵区)は2017年7月、定型業務をソフトウエアで代替するRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)のツール「WinActor」*を導入し、受託業務の効率化を着実に進めている。グループ経営のシナジー増大に貢献する道筋も見えてきたという同社のRPA活用戦略を取材した。

株式会社TOKAIマネジメントサービス(静岡市葵区)

株式会社TOKAIマネジメントサービス 小澤 博之 代表取締役社長

「導入前とは全然違う」毎朝1時間のルーチンワークがロボット化

TOKAIグループの19社から受託した経理・人事・総務などの管理業務を一括処理しているTOKAIマネジメントサービスは、2013年10月の設立から間もなく5周年を迎える。17年3月からRPAの検討を始め、同7月にWinActor導入を決めたことについて、同社の小澤博之社長は「受託した業務処理をどう効率化するかという設立以来の懸案が踊り場にさしかかり、当社は新しいアプローチを模索していました。そんなとき、親会社である株式会社TOKAIホールディングスが新しいIT技術の活用をテーマに開いた検討会で有識者の方からRPAの活用のアドバイスをいただいたことがRPA導入に向けたきっかけになりました」と語る。仮想的な労働者(デジタルレイバー)であるロボットの管理業務も担う人事業務部の沼野哲也部長は「私自身、グループ各社から電子申請されてくる稟議書・報告書を部内回覧するため、大量の添付ファイルとともに専用フォルダへ振り分けながら保管、それらをプリントアウトしてもらうよう依頼する業務に毎朝1時間を充てていました。現在はプリントアウトするところまでのルーチンワークをロボットに任せています。おかげでいちばん頭が働く時間帯に、次年度以降の構想を練る余裕が生まれましたし、担当者がプリントアウトする時間も削減されました。導入前とは能率が全然違いますね」と、率直な喜びを語る。

できるところから始める柔軟なスタンスで導入が進められていった

株式会社TOKAIマネジメントサービス 人事業務部 部長 沼野 哲也氏

同社では現在、WinActorで作成された12体が人事・経理・総務の3部門で稼働しており、近く10体の追加も予定している。ロボットの作成を担うのは、各部門から1人ずつ選抜されWinActorの社外講習を受けた若手社員だ。講習を受けた社員の中で、もっとも適性があると分かったのは「表計算ソフトのマクロ機能」が得意な3人。小澤社長は「マクロとRPAに似通った部分があるからでしょう。ロボット化のキーマンを選ぶ目安になるかもしれません」と分析する。

人事部門での活用が進む理由とは

現場の知識とITスキルを併せ持つ社員が主役となり、順調に滑り出したかに見えるロボット化だが、ロボット化が有効な業務を探すことには当初苦労もあったという。ロボットを

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