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女子部イベント!チャットツールやタスク管理、テレワークでもITを使って楽しく業務効率化!

RPACommunityの女子部で開催したイベント「ITを使って業務自動化・効率化!」のレポートをお届けします。

はじめに

RPALT女子部 ~ITを使って業務自動化・効率化!~ 概要

RPALT女子部の今回のテーマは、「ITを使った業務自動化・効率化」です。2020年12月21日(月)にオンライン開催しました。

「リモートワーク時代のコミュニケーション方法」や「イクルス(ECRS)」の効率化手法から、RPAツール「A2019」や「Teamsを使ったタスク管理ツール」といったツールを使った具体的な業務効率化まで、どれも勉強になる内容ばかりでした。
今回は運営メンバーからの「1minプレゼン」も用意し、様々な「業務効率化」について学びました。

運営メンバーの1minプレゼン

たまいさん

「Googleスプレッドシート」と「Googleチャット」を使って、メンバーと共同編集できる案件管理の仕組みを作りました。これ1つあれば、進捗を聞かれたときに即提出できたり、報告書が必要な時に即連携できたりと、様々なシーンで活用することができます。
詳細はこちらのnoteをお読みください。

たまいさん_スライド

みさみささん

テレワークをきっかけに、コミュニケーションツールを1つに集約しました。テレワーク開始時は、SkypeやSharePoint、Outlook等それぞれのアプリで使い分けていましたが、不便さを感じ、Teamsで一元管理することにしました。タブとして管理できるので、チャット機能やファイル共有等をTeams上で完結できるようになり、コミュニケーションも取りやすくなりました。

みさみささん_スライド

あやや

アイデアを洗い出し、視覚化する「マインドマップ」の作成手助けツール「Xmind」を紹介。ロボットにはできない「思考」を手助けするための効率化ツールです。RPA導入の必要性を上司や他部署に伝えたいとき、ブログで自分の想いを発信したいときに活用してみてください。

ライトニングトーク

発表者

女子部クリスマス会_LT登壇者

発表内容

初めての「ECRS(イクルス)」 -年賀状リストとBizRobo!- Tokoさん

RPA女子のTokoさんは、「効率化<ロボット」という程のRPAロボット好き。今回の登壇をきっかけに、効率化について学んで実践しました。「ECRSの原則」という業務改善のフレームワークを採用。「新年の準備」を「Eliminate(排除)→Combine(結合と分離)→Rearrange(入替と代替)→Simplify(簡素化)」の流れに沿って業務整理し、スマートな「年賀状作成ロボット」を実現しました。

TeamsのPower Virtual Agentを使って自分が使いやすいタスク管理を作ってみた 桑田沙耶加さん

沢山あるタスク管理アプリですが、既存のアプリだと「ここがイマイチ」「あの項目が足りない」等の要望が出てきて、結局最初だけ使って後は放置してしまっていました。そこで、自分で作ったものだと使い続けるのではないかと、自作することに。Power Virtual Agentsを使ってチャットボットで入力したタスクを、Power AutomateでDataverseにデータ格納するという仕組みを実装しました。自分が使いやすく、チームメンバーとタスクを共有することもでき、幅広く使えるアプリとなりました。

小さな工夫で効率化をもっと効率的に 佐野千紘さん

オートメーション・エニウェア・ジャパンの佐野さんからは、「効率化を上げるための小さな工夫」Tipsをご紹介。処理が長々と書いてあると読み込んで理解する必要がある為、「Step」を使って意味単位で括り説明をつける。変数のネーミングルールを設けて、一見して変数の目的や中身が分かるよう命名する等、知っておくと便利で、保守性も上がるTipsが紹介されました。

リモートワーク時代のコミュニケーションを考える 引間明子さん

コロナ禍で、転職をした引間さん。面接も初出社もオンライン、2~3か月は社内のメンバー誰にも会わずにリモートワークでした。そこで感じたのが、初対面の人とのオンラインのみでの関係構築が大変だということ。そんな引間さん自身が実践して分かった、「主語を抜かない」「こまめに確認する」といった丁寧なコミュニケーション法や、利用用途に応じたツールの使い分け等、オンライン上のコミュニケーションで大切なことを紹介。リモートワーク時代だからこそ、自分からのこまめな発信が必要とのことでした。

引間さん_スライド

まとめ

最後はみんなで集合写真

女子部クリスマス会_集合写真RPACommunity 女子部 集合写真

ご参加いただいた皆さまありがとうございました。イベント中もチャット欄を通じて活発なコミュニケーションが行われており、登壇者から参加者の一方通行ではなく、相互に交流することができました。次回のご参加もお待ちしています!

イベントの様子

女子部に参加するときはスイーツや軽食などご用意してリラックスしてご参加ください。イベント中にはこんなツイートも上がっていました!

女子部スイーツのツイート

イラレコ支部のくみっきーさんがイラレコを描いてくれました。細部に細かい工夫も施されているので、じっくり見てみてください。

女子部クリスマス会_イラレコ

イベントの内容を編集した動画もアップしているので、そちらもぜひご覧ください。動画内では、参加者との交流の様子も少し見ることができます。面白かったら「チャンネル登録」と「高評価👍」もよろしくお願いします!

当日のツイートまとめ

女子部クリスマス会_トゥギャッター

ライター Ayy 編集者 Mitz

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