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【朝活女子部】だらだら仕事解消!気になるタスク管理の秘訣

こんにちは。何かと忙しい朝にも参加しやすいよう工夫を凝らした RPACommunityの朝活女子部。オンラインラジオ配信風イベントのレポートです!

ライター Ayy 編集者 Mitz

はじめに

RPALT朝活女子部 概要

「IT系勉強会は男性参加者がほとんどで気兼ねしてしまう」という悩み。 そして「女性同士で気軽に参加できて気兼ねなくお話・情報交換できる勉強会があったらいいな」という願いを「女子部」「女子会」という形で解決すべく立ち上がった RPACommunity女子部。
しかし、中には育児や趣味の時間など夜の参加が難しい方も多く、せっかくの女子部で参加したいのに気軽に参加できていないという現状がありました。

そういった中で「朝活として実施してほしい」という女性の声を受けて発足したのが「朝活女子部」です!

RPACommunity朝活女子部では、夜の女子部とはメンバーもテーマも変わり、また違った雰囲気を楽しむことができます。今回は、オンラインのメリットを活かし、忙しい朝でも参加できるラジオ配信風イベントでした。

イベントの流れ

当日のイベントの流れ

イベントの様子

運営メンバーの長橋明子さんと元山文菜さんのお2人が「タスク管理」というテーマに沿ったお話を展開していきます。途中、参加者が話に参加するという一幕もありました。今回はイベントの内容を抜粋・要約して、ご紹介します。

タスク管理で大切なこと

今回、「タスク管理」がテーマなのでタスク管理について反響のあったツイートを紹介します。

仕事が早くクオリティが高い人の共通点として、次のようなことが挙げられました。
やることの優先度を決めタスクの一覧を見ながら、今日はどこまでやるのか、1日の予定を必ず決めています。ミーティングをすると、その場で次のアクションを決めて、タスク管理ツールに期日と担当者まで入れてすぐアクションを起こせるようにしています。
そこまで完璧にこなしている人でも、そのやり方に満足せず、常に効率的なやり方を追求しているというので驚きです。

「効率的なやり方」というのも色々あり、タスク管理の仕方はもちろんですが、「本当にこの仕事やる意味ある?」と目的意識をもつことも大切です。
一つ間違えると、「タスクを終わらせること」に夢中になってしまうため、生産性向上という意味でも「何のためにやるの?」という意識は常にもつように心がけています。

以上のことを意識しながら、まずは「1日の始めに時間割を作る」。これから始めてみましょう。

マルチタスクができるようになりたい!

生産性の高い働き方がしたいのであれば、同時に複数のタスクを行うよりも、一つのタスクをきちんと終えてから次に取り組むようにする方が良いです。

割込みの作業が入ると、前の作業に集中力を戻すのに1.5倍の時間がかかってしまうとも言われています。なので、メールチェックやSNSでも「メールチェックの時間」「SNSの時間」等と時間を決めて行い、通知に振り回されないような工夫をしています。

タスク管理はいつどうやってやってる?

毎日、仕事が始まる前に15分~20分くらいかけて、その日やるタスクの整理をします。
ここでポイントなのが、毎週金曜日に、1週間で頭の中に溜まったもの(タスク)を全部書きだします。そして、終わらせることができないものは止めたり捨てたりして、スリム化していきます。

例えば、「人に会わない」「MTGを避ける」等、方法は色々あります。アクション出来ないものがタスクになっていて、形骸化しているということもあります。

頭が疲れている人は簡単な仕事からしたがり、そうすると、1日の終わりに「今日自分は何を残せたっけ?」と、残念なことになっちゃいます。例えば、メールは返せば返すほど相手からも返ってきて、そのやり取りで時間が経過していることもあるので要注意です。

毎週見直す習慣をつけ少し仕事の仕方を見直すだけでも、今より気持ち良く仕事と向き合うことができそうですね。

割込みの仕事が多すぎて集中できません!

参加者から、「いつ来るか分からない電話対応やユーザーとのチャット対応があり、資料作成等のライティング業務が捗らない」という嘆きの声も上がりました。

一つの解決策として、集中タイムを決めるという方法があります。
ある会社では、決まった時間になると「集中タイム」という旗をデスクに掲げて、1~2時間しっかり時間を取り意図的に集中して作業に取り組む時間を設けています。これを当番制にすることで、みんなが集中できる環境をつくれます。

運営メンバーのテレワーク環境紹介

後半は、前回イベントでのアンケートで「みんなのテレワーク環境が知りたい」との声をいただきましたので、運営3人のテレワーク環境を公開しました。

仕事環境公開

こちらは、あややのテレワーク環境です。機能性を重視したマウスやスマートウォッチ、自分の意識を上げる可愛いものグッズなどを置いて仕事しています。

AKIKOさん仕事環境

お次は、明子さんのテレワーク環境。素敵なライティングビューロで仕事しています。モニターは、なんと会社から支給されているとのこと。癒しアイテムとしてグリーンやアロマを置いて、仕事の合間にリラックスしています。

AYANAさん仕事環境

最後は、文菜さん。スタンドデスクで、基本的に椅子に座らず立って仕事をしています。実は、立って仕事をした方が生産性が高いという研究データもあるそうです。また、スタンドマイクのイベントや会議以外の使い方として、仕事を教えるときの音声入力に活用しています。

まとめ

最後は集合写真

0917_集合写真

朝早くからご参加いただき、ありがとうございました!ラジオ配信風だったのですが、カメラ・音声オンでご自身の工夫やお悩みをお話いただけた参加者もいらっしゃり、交流もでき非常に盛り上がったイベントとなりました。

タスクはただ書き出すだけ、整理するだけではなく、緊急度と重要度をつけることで仕事をよりスムーズに行うことができます。この辺りのポイントについては、また別の機会を設けてお話したいと考えています。
そちらもお楽しみに♬

イラレコ紹介

イラレコはヨッコさんが担当してくれました。可愛らしいイラストありがとうございます!

ヨシコさんイラレコ

YouTubeも公開中

今まで女子部ではYouTubeを公開していませんでしたが、一部編集してRPACommunityチャンネルにて動画を配信中です。より女子部の柔らかく楽しい雰囲気を感じていただけると嬉しいです。面白いと思っていただけたら、高評価とチャンネル登録をよろしくお願いします!

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