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RPAは結局何ができるの?RPA得意分野4選

前回の記事であるRPAとは?日本の労働人口の49%を代替するデシタル労働者ではRPAの基本情報について紹介した。
今回は、具体的にRPAはどのような用途や目的の下で活用できるのかを、事例をあげながら紹介していきたい。

RPAができること・業務

業務1:定型作業の処理(バックオフィス・タスク)

定型作業の処理(バックオフィス・タスク)

「ロボティック  プロセス  オートメーション(Robotic Process Automation)」の略語である『RPA』。この用語の「プロセスオートメーション」とは、データ入力やオンラインでの注文書の発行、オンラインアクセスの認証情報作成等々、複数の連なるシステムへの連続アクセスを必要とする業務プロセスの自動化のことである。
『RPA』は定型作業やルーチン作業の処理を行うには最適のシステムだ。
前回の記事でも触れたが、従来のITシステムでは逐一すべてのアプリを人の手で起動し実行しないといけないのに対し、RPAシステムは、人の代わりにアプリを自動的に起動してくれる。
これまで、いちいち各アプリケーションを操作するにかかっていた手間が省けるのである。

特に、財務、調達、サプライチェーン、経理、顧客サービスおよび人事など、数多くのITサポートシステムを使用することが多いバックオフィス・タスクは、RPA化によって業務の所要時間の大幅な短縮と生産性の向上が見込める。
また、RPAの導入であれば大抵の場合、既存のIT環境や設備を殆ど変更することなく実行可能である。

一例として、交通費精算業務を挙げてみよう。従来のやり方だと、提出された申請書を見ながら、経理担当者が適正な交通費を調べ、経理システムに入力というプロセスが必要だ。
だが、RPAを導入すれば、この一連の流れを自動化できる。自動化によって、人件費削減はもちろんのこと、人間より速く正確に処理することが可能になる。

このように、「ルールと手順がしっかり決められた定型処理作業」はRPAが最も得意とするものの一つであり、その時々の需要の増減に応じて、処理手続きの範囲やスケールも容易に増減させることができるのも特徴である。
RPAを駆使することで、「正確で素早いだけでなく、柔軟なカスタマイズができる自動処理システム」が簡単に導入できたことになる。

業務2:データ収集と分析

データ収集と分析

自社オフィス内のIT設備・アーキテクチャの管理といった業務も、RPAによる自動化と効率化が可能である。 RPAは、膨大な量の情報を高速で自ら処理・解析する自動調査の機能を持つ。データ収集・分析作業を人の手でやると非常に長時間かかるのに対し、RPAシステムであれば、自動で全てのアプリの情報を集めて整理してくれる。
さらに、プログラムによる作業なので、人と違って重要情報の見落としがない。

例えば、財務会計データを収集・分析し、管理会計レポートを生成する業務をRPAが担うことも可能だ。
データの収集作業をRPAに実施させることで、担当者は、本来行うべき戦略策定や施策検討に注力する時間を確保できる。また、従来は工数の制約で実施できなかった収集頻度の向上や収集範囲の拡大も実現する。

情報収集や解析などのモニタリングプロセスは、RPAによって自動化することで、業務処理スピードと精度という点で大きな改善が期待できるのである。

業務3:システムメンテナンス

システムメンテナンス

システムメンテナンス業務においても、RPAによる自動化と効率化が可能である。 ITアーキテクチャ全体のメンテナンスのためには、それを構成するシステム全ての情報を一つ一つ収集し、整理し、そして解析が必要となる。
だが、RPAのデータ収集と分析力を活かせば、定期的なメンテナンスはもちろんのこと、何らかの障害が発生しその調査が必要となった時でも、迅速に対応することが実現する。

RPA導入により、「人手を介さない』運用業務が可能となった事例もある。総合監視ソフトウェアと連携することで、ログ監視やセキュリティ監視なども綿密に管理ができるようになり、運用担当者の人手不足という問題を解決することも可能だ。
トラブルごとにオペレーションのパターンが決まっているため、原因の調査・対応までの時間が大幅に短縮化されるようになった。

RPAの導入によって、社内のITアーキテクチャの復旧作業のスピードも質も改善されるのである。

業務4:メール送信や電話対応(カスタマーサポート)

メール送信や電話対応(カスタマーサポート)

「ロボットは言語を理解できない」と思われていないだろうか?
その常識は、覆されつつあるのである。
例えばApple社のSiriや電話における自動応答システムは、その劇的な進歩の証と言えるだろう。

現に最近では、電話での自動応答システムだけでなく、届いたメールから定形メールを検索して、指定されたアドレスへ配信するなど、顧客の方々へのメールの送信をRPAによる「ロボット」に任せる企業も続々と現れている。

実際、オペレーターの横でRPAが電話を聞き、回答をサポートするというコールセンターでの導入事例もある。そして、RPAは、オペレーターの削減、回答までのリードタイム短縮と精度向上、顧客からの信頼性の向上といった効果を生み出している。

RPAを駆使して世界的ITトレンドから取り残されないために

RPAは様々な分野で業務に必要なマンパワーと時間を削減し、生産性の向上に寄与することを分かっていただけただろうか。
実際、RPAの導入によるコスト削減と経営の改善を狙い、そして実行する企業は世界で増え続けている。

まとめ

以上RPAロボティック  プロセス  オートメーション(Robotic Process Automation)の得意分野や得意な業務は下記の4つにまとめられる。

  • 業務1:定型作業の処理(バックオフィス・タスク)
  • 「ルールと手順がしっかり決められた定型処理作業」はRPAが最も得意とするものの一つ。RPA化によって業務の所要時間の大幅な短縮と生産性の向上が見込める。

  • 業務2:データ収集と分析
  • 情報収集や解析などのモニタリングプロセスは、RPAによって自動化することで、業務処理スピードと精度という点で大きな改善が期待できる。

  • 業務3:システムメンテナンス
  • RPAのデータ収集と分析力を活かせば、定期的なメンテナンスはもちろんのこと、何らかの障害が発生しその調査が必要となった時でも、迅速に対応することが実現する。

  • 業務4:メール送信や電話対応 : カスタマーサポート
  • RPAが、電話での自動応答システムだけでなく、顧客の方々へのケースも。オペレーターの削減、回答までのリードタイム短縮と精度向上、顧客からの信頼性の向上など、効果は高い。

今回は4つの業務を取り上げたが、これら以外にも、異なる分野や作業へ適用されることも考えられる。
この流れから取り残されないためにも、RPAの価値について知見を深める必要性があるのではないだろうか。

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