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業務分析やプロセスマイニング法、泉大津市とプロセスマイニングのプロがアンケートに激白!

2020年6月17日に開催したRPACommunity関西スペシャル ~業務分析・プロセスマイニング!~ にて、イベント参加者からのイベントに対する満足度・理解度のアンケート結果と、セミナーの際のQ&Aを公開します。
セミナーQ&Aは泉大津市様、プロセスマイニング のプロ 松尾様にご回答いただきました!回答の掲載順はイベント時の登壇順となっております。

ライター Ayy 編集者 Mitz

イベント後アンケート結果

泉大津市 川崎さん

質問 回答
それお一人でやったんですか?業務分析 セミナーできちんとお話できておりませんでしたが、業務分析はコンサルに委託して実施しました。業務改革の担当は当方とプロジェクトリーダーの2名が中心になって進めており、業務分析の際の現場との調整、ヒアリングなども2名が中心になって進めました。
いつかは手書き申請も無くなってタッチパネルとかで申請になるのかなぁ 本市の目指す姿は、市役所に来なくても手続きができるようにすることです。一方で、市役所での手続きでは本人確認を必要とすることが多く、電子申請するとなるとマイナンバーカードが必須になってくると考えています。ただ、マイナンバーカードの普及率はまだまだ低い状況ですので、ほとんどの手続きが電子申請できるようになるには相当時間がかかると考えます。
使っているツールはWinActorだけですか? 現在はWinActorだけです。昨年はUiPathのデモも見ましたが、シナリオ作成が難しいと感じました。
二人で業務分析ですか? 期間はどのくらいかかりましたか? 前述のとおり、コンサルと本市職員2名で対応し、約3ヶ月で実施しました。
手挙げる課がなかったのは、自分の仕事がロボットに奪われるから、と思ったからですよね 自分の仕事を奪われるからということではないと考えています。
おそらく、①RPAでどういった業務が自動化できるのかイメージが湧いていなかった。②最初に自分の課でやることに不安を持っている。からではないかと思います。
業務分析を行う上で各部門にヒアリングをするのですが、 もう一つ反応が良くなく、宿題的にお願いしたこともなかなかやって貰えず進捗が芳しくありません。このような場合、どんな手段でブレイクスルーすれば良いでしょうか 昨日のLTでもお話があったと思いますが、現場のキーマンを見つけて、その人にアプローチするのがよいと思います。キーマンとなる人がわからない部署もありましたので、その際は足繁く業務所管課に話をしに行くようにしました。
泉大津市さん、IT推進にあたって壁は(偉い人・古い考えの人の邪魔)は無かったですか? 本市の場合、市長が業務改革にRPA等のツールを使うことに積極的なので、理解は得られていると考えます。ただ、ご質問にあるとおりIT推進に消極的な人もいますし、新しいことにチャレンジすることに消極的な人もいるので、業務所管課に理解してもらうことが非常に難しいところです。そのため、実際の業務にRPAを導入した事例を紹介する機会を設けるとこで、自分たちの使っている業務システムがRPAによって自動で処理することができるという認識を持ってもらうようにしています。
何名で推進したんですか?そもそも恵まれた環境(要員)だったとか? 業務改革は当方とプロジェクトリーダーの2名が中心になって進めてきました。業務分析については、コンサルに委託して実施しました。決して恵まれた環境で実施したわけではないと考えています。
クラウド化ってどんな状況ですか?あと、メールと電話が主流なのか、チャットとかがメインなのかも知りたいです。 自治体は非常に機密性の高い個人情報を扱うことが多いので、通常のインターネット回線を使ってできる業務は非常に限定的で、クラウド化は進んでいない状況です。庁内のコミュニケーションについては、チャットツールを試行導入しており、それが少しずつ浸透してきています。外部の人とは電話、メールがメインになっています。
WinActorの無償版は、代理店さんが入るからこそですよね。。。それがWinActorを選んだ理由かな?他のツールは少しも触らなかったんですかね? WinActorを選んだのは代理店が入るからではありません。複数の事業者から説明を聞き、一番扱いやすいと思った点と予算のない中で無償で実証実験できる点でこのツールを選びました。他のツールについては説明を聞き、デモを見た程度です。
安いRPAツールもありますよ!紙が多過ぎるなら、まずはAI-OCRが良いのでは?今後のデジタル化の際のRPAロボのメンテはどう考えてますか? AI-OCRは文字認識の精度が課題だと考えています。また、将来的には電子申請で市役所に来なくても手続きができるようにしたいので、本市としては電子申請をどのようにして進めて行くのかを検討することに注力していく予定です。
WinActor何ライセンスですか? フル機能版を2ライセンス導入しています。
WinActorで、ExcelやWordのPDF出力ってできますか? できます。シナリオは画像認識で作成することになるのではないかと思います。
結構深くまで業務棚卸されてましたが2人の人員だともっとミニマムからやろう、という考えになったりしなかったんでしょうか?単純にすごいなと思ったので、どうやって時間を捻出したのか伺いたいです。 セミナーできちんと説明できておりませんでしたが、棚卸しはコンサルに委託して実施しました。本プロジェクト自体は2名の職員が中心になって推進しています。当方が本プロジェクトをほぼ専属で実施していますので、これまで当方が実施していた業務については課員が分担して実施してくれています。
私も二人で自動化を進めてるのですが、周り巻き込めなく予算も付かず、、どれくらいの時間で検証して効果出るにこぎつけたのか聞きたいです。 業務の棚卸し〜RPAの実証実験の実施までは平成30年6月〜平成31年3月の間で実施しました。
OCRは使っているのですか? OCRは使っていません。文字認識の精度が課題だと考えています。将来的には電子申請により市役所に来なくても手続きできるようにしたいので、電子申請の導入の検討に注力してく予定です。

プロセスマイニングのプロ 松尾さん

質問 回答
一部だけ都合よくBPRというのはありですか?? 1つの業務の一部分だけを捉えてBPRするのではなく、1つの業務全体を見て最適な業務プロセスを考えるのがよいと思います。
プロセスマイニング自体もですが、プロセスマイニングした後にどう改善につなげるかのアイデアをお聞きしたいです。 業務改善の方法論として、リーン、シックスシグマ、制約理論などのスキルや枠組みを活用します。 BPM(Business Process Managemet)のノウハウにも、具体的な改善につなげるための枠組みや経験則があります。
プロセスマイニングをやり始めると分析対象がどんどん拡大してしまいます。スコープを決めるといいのですが、分析の切り口によっては新しい知見が得られるので、どのへんでキリをつけるか難しいところです。 分析段階では様々な切り口でどんどん広げていったほうがいいと思います。もちろん、その後は、そもそもの業務分析の目的に照らして、重点的に取り組むべき問題点を絞り込んでいきます。 ちなみに、ルフトハンザでは、プロセスマイニングで発見したいくつかのボトルネックからどれを優先すべきかを決定するのに、制約理論(Theory of Constraints)という考え方を活用したそうです。
使われ方=実際の業務にならないので、プロセスマイニング難しいですよね はい、プロセスマイニングの対象とするイベントログデータは業務プロセス全体のうちのシステム化されている部分だけですし、しかも粒度は粗いです。したがって、粗いレベルでプロセスフローチャートを可視化した後は、抜けているアナログ作業部分をヒアリングなどを通じて埋めていく作業が行われるのが現実です。 それでも、粗くでもプロセス全体の流れが見える化されることで現場担当者へのヒアリングが容易に、また的確に行えるようになります。
プロセスマイニング、きっと打ち出の小槌じゃないから結構手間がいりそう。結局のところアナログの方が早い印象を受ける。 シンプルなプロセスであればアナログのほうが早いかもしれませんが、数千人、数万人規模の企業の業務プロセスは長大かつ複雑なので、プロセスマイニングに必要な工数のほうがアナログよりもはるかに短くなります。
Salesforceなくてもシステムログがあればプロセスマイニングできますかね? イベントログとしてデータクリーニングの手間があまりかからないのが、SAPなどのERPやSalesforceなどのCRMといった汎用的な業務システムです。 自社独自開発のレガシーシステムでも、操作ログが抽出できれば分析可能です。ただし、データクリーニングは結構大変です。
世界シェアのある製品、ローカライズはどんな状況ですか? 現時点で日本語化できているのは、Celonis、myInvenio、Uipath、Signavio、ABBY Timelineです。
そもそも予算がとれない中小企業ではプロセスマイニングは現実的ではない感じですか?無償版って実業務分析としては使えなさそう? 無償版でも、データの容量がそれほどでなければ問題ないです。 ただ、ツール代がゼロ円でも、データ処理、ツール操作ができるデータサイエンティストの存在が必須で、自社内にそんな方がいれば問題ないですが、外部に委託するとなると数百万円以上になり、中小企業には予算的にハードルが高くなるのは確かです。
情シスとかエンジニアが居なくても使えますか?ITリテラシーある程度必要な感じがします。 システムからの抽出には、情シス部門のエンジニアの支援が原則として必要ですね。また、データのクリーニングや分析には、データ処理スキル、分析スキルを持つデータサイエンティストの支援が必須です。 さらに、業務分析プロジェクトという観点では、業務改善のノウハウを持つコンサルタントの助けも借りることになります。
プロセスマイニングツールで見た結果、業務にヒアリングしたら、違うって言われました。これって、なにかやり方間違っているんですかね? 分析結果を見てみないとはっきりしたことは言えないですが、業務システムのDBから必要なデータ項目が抽出されていない可能性があると思います。 また、イベントログで再現された業務プロセスのフローは、現実よりも粗いものになるため、現場のリアルを完全に再現できるわけではないです。 プロセスマイニングは業務分析の作業を軽減化してくれることは確かですが、システム外で行われる詳細な業務内容はやはり従来のヒアリングを併用してリアルに近づけていく必要があります。
大規模な業務ですぐ業務が変わってしまうので、業務分析難しいです。どこから手を付けていいか、、 業務の多くが業務システム上で遂行されているのであれば、業務手順などが頻繁に変更になっても、その都度イベントログを抽出してプロセスマイニングを分析して手順の変化を把握できるので楽ではないかと思います。
ログからフローを作る時に、複数の作業をしていたら関連性を見分けられますか 複数の作業を統合できるキーがあれば一連のプロセスとして分析することが可能です。

イベントについては、RPACommunityのYouTubeチャンネルで動画も公開しております。
併せてご覧ください。(ぜひチャンネル登録もよろしくお願いします。)

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