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「RPAの操作を覚えるより目の前の仕事が大事」。そんな気持ちを変えたロボットの魅力とは——RPA座談会レポート

連載「ロボットを活用した未来のジョブディスクリプション」の企画背景について

ソフトウエアで定型業務を効率化するRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)は現在、主にオフィスワークを支える“サポート役”として普及が進んでいる。

2015年の国勢調査によると、国内で雇用されている就業者全体に占める「事務従事者」は22.2%(約1,036万人)。その3割近い派遣・パート・アルバイトなどの非正規雇用においては女性が圧倒的多数(85.1%)で、正規雇用を合わせた事務従事者の男女比でも女性が優勢(58.6%)となっている。RPAが今後どこまで多くの企業に浸透していくか、カギを握るのは「オフィスで働く女性からの支持」と言ってよいだろう。

そこで今回、RPAツール「RPARobo-Pat(以下RPAロボパット)」を実務に使っている事務職の女性7人が集まった「RPAロボパット座談会」に潜入。ユーザー同士で交わされたリアルな声を紹介する。

「どこまでやったっけ…」煩雑な作業のストレスから解放

都内で昨秋開かれた座談会に出席したのは、飲食チェーン本部に勤務する阪貴代佳さん、eラーニングの営業をサポートする杉山花奈さん、学習塾運営の支援を担当する山田展子さん、資格試験に挑戦のかたわら週4回の経理補助をしている松野絵未さん、FCEグループの労務などに携わる川畑ゆたかさん、RPAロボパット販売元の事務職・中里由布子さん、営業サポートの梅村菜央さん、の7人。

発表のトップを切った阪さんは、持参したPC上で自作のロボットを披露。飲食チェーン各店の売上などを業務システムから呼び出してExcelファイルへ転記し、メールに添付して経営陣に送る日次業務を自動化したと説明した。


飲食チェーンの本部業務を担当する阪貴代佳さん(株式会社ダイニングエッジインターナショナル)

阪さんによると、それまで繁忙期に生じていた、翌日への作業の“積み残し”がロボット化で解消。「子ども2人がいる家庭との両立のため、なるべく定時で帰りたいという制約の中でも、ロボットのおかげで気持ちに余裕が出てきた」(同)という。

ちなみに、このロボットが担う作業は「集中して取り組めば、手作業でも15分程度で終わる内容」(阪さん)。時間だけをみれば負担はさほどでもないように思えるが、Excelで複数のシートを行き来する手順が煩雑で、作業途中に電話が鳴るなどすると途端に能率が下がっていたという。

タスクの優先順位が目まぐるしく変わるなかでは、単純なはずの集計作業も一気に片付けにくい、事務職共通の“あるある” な苦労だ。この日も出席者からは「『どこまでやったっけ』となりがち」「入力列もよく間違える」といった声が続出。ミスが起きやすいポイントを確実にこなすロボットには「かわいい奴」「頼もしい」といった感想が相次いだ。

通学での資格勉強と仕事の両立で多忙な毎日を送っている松野さんも、ロボットを使いこなすことが「精神的なゆとり」につながっていると発言。「ロボットで工数が削減できたという以上に、作業を完成させるためにあちこちを参照しなければならない“地味なストレス”を無くせたのが大きかった」と話した。


資格試験に挑みながら週4回勤務の経理補助をしている松野絵未さん(株式会社FCEエデュケーション)

作業量が予測しにくい作業をロボット化したら、時間管理が楽になった

ロボットが貢献するのは、バックオフィスの中だけではない。塾を訪問して運営指導を行うスーパーバイザーへの支援を担当する山田さんは、塾運営に関するデータ収集をロボット化した取り組みを紹介。塾の運営指導にあたっては、スーパーバイザーが訪問前に各校の運営状況に関するデータを業務システムから収集し、自らExcelファイルに集約するという業務が発生していたが、その一連の作業をロボット化した。結果として、訪問1校あたり平均18分の時間が創出され、500教室も管轄するスーパーバイザーからは「運営の改善についてじっくり考えられる時間ができ、助かっている」と感謝が寄せられたことを報告した。


学習塾の運営支援を担当する山田展子さん(株式会社FCEエデュケーション)

「ロボットは、外勤も内勤も支援してくれる仲間」と語る山田さんは、ロボットを使うようになった自身の変化を「ロボット化していない業務でも、いかに工程を最小限に抑えるかという視点が持てるようになったこと」と振り返った。

そして、たった1人で実に20個ものロボットをつくりあげた実績で会場をどよめかせたのは杉山さん。ロボット化で生み出した余力は、20個の合計で約24時間に達するという。

ロボットがもたらしたメリットとしては、単純に作業時間が減ったこともさることながら、あらかじめ作業量が予測しづらい作業をロボットに置き換えたことで「自身の時間管理がしやすくなったこと」が大きいという。「おかげで残業が減りました」と声を弾ませた杉山さんに、全員から大きな拍手が送られた。


eラーニングの営業をサポートする杉山花奈さん(株式会社Findアクティブラーナー)

「操作を覚えるより目の前の仕事が大事」――。そう思ったのは最初だけ

RPAの導入は、職場の自主的な取り組みとして進められる場合もあるものの、多くは会社の方針として決まる。この日参加した7人の中でも、ロボットを使うことに当初抵抗を抱いていた人は4人と過半数にのぼった。

その理由として「もともと新しいものを受け入れづらい性格」と自己分析した山田さんは「既に抱えている業務があるのに、さらにロボットの使い方を覚えないといけないのがハードルだった」と説明。ただし今では「何かしらの成果がすぐに出てくるので、ロボットづくりが楽しい」という。

育休から復帰した職場にRPAが導入されていたという川畑さんも「ツールの学習と他の業務との兼ね合いは、やはり心配だった」と当時を回想。ただ、使い始めてみると意外に簡単で楽しかったといい「奥が深くて、ハマる要素がある。同僚がつくったロボットの設計から、その人の考え方が見えてくるのも興味深い」とのことだ。


グループの労務などを担当する川畑ゆたかさん(株式会社FCE Holdings)

「RPAを、他の事務職女性にも勧めたいか」との質問には、全員が「○」と回答。同僚がつくるのをあきらめた壮大な設計のロボットを引き取り、割り切った形に直して完成させた経験があるという阪さんは「現実に合わせて柔軟に考えるタイプの女性には、RPAの中でも手直ししやすいツールが向いているのかも」と分析していた。

慣れないことへの不安を抱きながらも、思いきって挑んだRPAを通じて多くのものが得られたと話す7人。そうした言葉と同じくらい能弁だった晴れやかな表情からは、ロボットと働く日々の充実ぶりがありありと伝わってきた。

笑顔から充実感が伝わるRPAユーザーの女性7人と、広報担当の安宅奈津子さん(株式会社FCE Holdings広報室、上段左)

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