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【紙処理業務の効率化】 第1回 実はこんなに損している!改めて紙処理の課題を整理する

(Writter:山岸)

ペーパーレス化。現在では目新しくもないキーワードだが、改めて現場のオフィス業務を見直してみると、今も非効率的な紙処理が大量に残っている。そこで、改めて紙処理業務の課題、解決手段、効果について整理してみようと思う。 第1回では紙処理の課題について、整理する。  

そもそも紙処理で困っている事、上層部は十分に把握できているか?

50bd232cd1ef8f1e261e8bf7da221338_s   オフィス業務の紙処理で困っているかと「現場」に聞けば、大概困っているという答えが返ってくるはずだ。では、どれ程困っているか、まとめて報告しろと言われたらどうか。課題が多くて意外と整理するのが大変なはずだ。 そのうち「紙で回っているのだからそのままで良いではないか」という意見も出てきて、結局いつまでたっても管理層に課題が上がってこないという事象が起こっていないだろうか。少なくとも、筆者の周りではよく聞く話だ。  

紙処理の課題はどの様な事があるのか、簡単に整理してみよう

9869260ce6920c13c2fc78ef2adee9d0_s 課題を把握できなければ、適切な解決手段の選定や会社に投資判断を仰ぐ事は難しいはずだ。そこで、紙処理の課題を整理してみよう。 効率化というとコスト削減に目がいきがちだが、スピードや品質も企業の競争力として重要だ。そこで、今回はQCD*のフレームを使って整理してみた。 QCD(QCT)とは、品質(Quality)、価格(Cost)、納期(Delivery/Time)の頭文字をつなげた略語。ビジネスにおいて重視すべき3つの要素のこと。 Wikipediaより抜粋   ■QCDで評価した紙処理の課題

    経営への影響
    コスト スピード クオリティ
課題 ①スペース ×    
②検索 × ×  
③共有 × ×  
④情報活用 × × ×

紙処理の課題① スペース

まず最もわかり易いのがスペースの問題。管理部で管理している文書から、個人ロッカーやデスクに溜まった様々な紙資料。これらを電子ファイルで保存する事で、スペースは勿論、キャビネットや書類管理の備品のコストを削減する事ができる。オフィス移転時のコストも大きく削減できる。

紙処理の課題② 検索

膨大な紙資料の中から必要な資料を探し出すのは非常に大変だ。重要な資料や名刺が見つからず、探していたら15分~30分経ってしまったという事はよくあるはずだ。これらの事象が様々な場所で発生していては、会社全体で見た際の作業コストの増加やデリバリースピードの遅延は無視できない筈だ。電子化管理する事で、検索スピードは何十~百倍も速くできる。

紙処理の課題③ 共有

電子化によって、書類をどこにでもすぐに共有する事が出来る。支店がある会社で活用していない企業はないのではないか。

一方見逃せないのは、小さな会社でも十分効果が出せる可能性がある事。特に書類が複数部門を渡る様なオペレーションを組んでいると、書類が行方不明になったり、書類が回ってくるまで処理が進められなかったりという課題が頻発する。電子ファイル化により、全部門が同時並行で業務を進められるようになれば、圧倒的にデリバリー速度を上げる事ができる。勿論、書類の運搬、管理コストも削減できる。

紙処理の課題④ 情報活用

紙に記載された情報を活用するには、何をするにもまずはデータ化する事が必須だろう。記載内容の目検チェック、システムやエクセル等へのパンチ入力作業は、紙処理上の最も大きな課題だ。相応の人手と時間が必要な上、手作業故にミスも多い。もしこれらの作業が発生しているならば、すぐに手を打つべきだ。

総括 ~まずは現状の把握を~

いかがだろうか。今回は一般的な課題をまとめたに過ぎないが、是非自社の課題把握の為に役立てて頂きたい。

次回は、紙処理業務効率化の手段についてまとめていきたいと思う。

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